Czym jest czynny żal według Kodeksu karnego skarbowego?
Czynny żal to instytucja prawna uregulowana w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Umożliwia osobie, która popełniła przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, uniknięcie kary, jeżeli samodzielnie zawiadomi o tym właściwy urząd skarbowy przed rozpoczęciem działań przez organy ścigania.
Podstawa prawna – Art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego
„Nie podlega karze sprawca przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, który po jego popełnieniu zawiadomił o tym organ powołany do ścigania i ujawnił istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.”
Chcesz uzyskać pomoc w zakresie złożenia czynnego żalu? Skontaktuj się z biurem rachunkowym WG TAX, które pomoże Ci uchronić się przed problemami i karami.
Kiedy można skorzystać z czynnego żalu?
Czynny żal można złożyć, jeśli:
- popełniono czyn zabroniony,
- urząd skarbowy lub organ ścigania nie posiadał jeszcze wyraźnie udokumentowanej wiadomości o tym czynie,
- nie wszczęto postępowania lub kontroli,
- sprawca naprawił swój błąd, np. złożył deklarację, opłacił zaległości wraz z odsetkami.
Przykłady sytuacji, w których można złożyć czynny żal:
- Przedsiębiorca zapomniał złożyć deklarację VAT w terminie.
- Księgowy błędnie obliczył należny podatek dochodowy.
- Osoba fizyczna nie zadeklarowała dochodu z wynajmu mieszkania.
- Mikroprzedsiębiorca pomylił konta bankowe przy przelewie zaliczki na podatek.
- Spółka komandytowa złożyła deklarację CIT po terminie z powodu błędu technicznego w systemie.
Gdzie i w jaki sposób złożyć czynny żal?
Czynny żal należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego – tego, który obsługuje podatnika w zakresie danego zobowiązania podatkowego (np. VAT, PIT, CIT).
Dostępne formy złożenia:
- Pisemnie – osobiście lub listownie,
- Ustnie do protokołu – bezpośrednio w urzędzie,
- Elektronicznie – przez e-PUAP lub e-Urząd Skarbowy.
Przykład:
Anna, właścicielka sklepu online, zauważyła brak wysyłki deklaracji JPK_V7 za kwiecień. Natychmiast zalogowała się do e-Urzędu Skarbowego, przesłała brakującą deklarację i złożyła czynny żal, jednocześnie regulując zaległy podatek wraz z odsetkami.
Ważne: Czynny żal należy złożyć przed rozpoczęciem czynności kontrolnych lub przed wszczęciem postępowania przygotowawczego przez urząd.
Jak napisać czynny żal? Kluczowe elementy pisma
Pismo powinno być rzeczowe i konkretne. Powinno zawierać:
- Dane podatnika (imię i nazwisko, NIP, adres),
- Opis zdarzenia – co, kiedy i dlaczego się wydarzyło,
- Przyznanie się do popełnienia czynu zabronionego,
- Informację o naprawieniu szkody – np. zapłaceniu zaległości,
- Prośbę o odstąpienie od wymierzenia kary w związku ze złożeniem czynnego żalu,
- Podpis – w przypadku formy papierowej.
Darmowy wzór pisma – czynny żal
Poniżej znajdziesz darmowy wzór do pobrania – w formacie Word, PDF i Google – który ułatwi samodzielne przygotowanie zawiadomienia. Kliknij w link i pobierz:
Wzór pisma PDF
Wzór pisma plik WORD
Wzór pisma Google Doc
WZÓR CZYNNY ŻAL – Dokument Google
Aby edytować dokument, należy kliknąć w górnym menu „Plik” -> „Utwórz kopię” i wtedy edytować na swoim koncie Google.
Chcesz uzyskać pomoc w zakresie złożenia czynnego żalu? Skontaktuj się z biurem rachunkowym WG TAX, które pomoże Ci uchronić się przed problemami i karami.
Kiedy czynny żal jest skuteczny?
Aby instytucja czynnego żalu zadziałała, muszą zostać spełnione następujące warunki:
- urząd skarbowy nie rozpoczął jeszcze kontroli,
- organ ścigania nie posiadał wcześniej wiedzy o popełnieniu czynu,
- sprawca dopełnił wszystkich obowiązków podatkowych.
Kiedy czynny żal nie zadziała?
- Po rozpoczęciu kontroli lub czynności sprawdzających,
- Gdy organ posiada już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o przestępstwie,
- Jeśli sprawca kierował zorganizowaną grupą lub namawiał innych do popełnienia czynu.
Przykład:
Jan, prowadzący firmę remontową, nie złożył deklaracji VAT przez kilka miesięcy. Otrzymał zawiadomienie o kontroli. Mimo prób złożenia czynnego żalu – było już za późno. Urząd posiadał już dokumentację świadczącą o popełnieniu czynu.
Kiedy czynny żal jest nieskuteczny – ważne ostrzeżenie
Czynny żal nie zadziała, jeśli organ ścigania rozpoczął już czynności służbowe zmierzające do ujawnienia przestępstwa skarbowego. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których doszło do rozpoczęcia kontroli podatkowej, jak i czynności sprawdzających, których celem jest potwierdzenie popełnienia przestępstwa skarbowego.
W przypadku gdy organ ściągania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa i wszczął postępowanie o ten czyn zabroniony, zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa złożone przez podatnika nie wywoła skutku ochronnego.
Oznacza to, że rozpoczęcie przez organ ścigania czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego przekreśla szansę na skuteczne zastosowanie instytucji czynnego żalu.
Czynny żal a korekta deklaracji – czy jedno wyklucza drugie?
Nie. Korekta deklaracji i czynny żal to dwa różne narzędzia:
- Korekta – dotyczy błędów rachunkowych lub pomyłek,
- Czynny żal – dotyczy zdarzeń mogących zostać uznane za przestępstwo skarbowe.
Przykład:
Firma z branży e-commerce zaniżyła kwotę podatku dochodowego przez pomyłkę w wyliczeniach. Wysłano korektę deklaracji CIT-8 i czynny żal wraz z informacją o zapłacie zaległości i odsetek. Dzięki temu firma uniknęła odpowiedzialności karno-skarbowej.
Jakie należności trzeba uregulować?
- Kwota zaległego podatku,
- Odsetki za zwłokę,
- Inne możliwe należności wynikające z naruszenia przepisów (np. opłata dodatkowa).
Termin płatności
Najlepiej jak najszybciej po złożeniu czynnego żalu. W niektórych przypadkach urząd wyznaczy konkretny termin – należy się do niego bezwzględnie zastosować.
Jak złożyć elektroniczny czynny żal?
Od kilku lat możliwe jest składanie czynnego żalu online – co jest wygodne i szybkie.
Kroki:
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego lub ePUAP,
- Wybierz formularz „Czynny żal” z listy usług,
- Uzupełnij dane oraz opis sytuacji,
- Załącz korektę lub deklarację (jeśli dotyczy),
- Wyślij zgłoszenie i pobierz UPO.
Uwaga:
Niektóre urzędy wymagają załączenia osobnych dokumentów (np. pełnomocnictwa, jeśli pismo składa księgowy). Sprawdź szczegóły na stronie właściwego urzędu.
Chcesz uzyskać pomoc w zakresie złożenia czynnego żalu? Skontaktuj się z biurem rachunkowym WG TAX, które pomoże Ci uchronić się przed problemami i karami.
Najczęstsze błędy przy składaniu czynnego żalu
- Złożenie po rozpoczęciu kontroli,
- Niewystarczająco dokładny opis czynu,
- Brak zapłaty zaległości i odsetek,
- Brak załącznika z korektą deklaracji,
- Wysłanie do niewłaściwego urzędu skarbowego.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę złożyć czynny żal do urzędu skarbowego przez internet?
Tak – najwygodniej przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP, bez konieczności wizyty w urzędzie.
Czy muszę płacić odsetki od zaległego podatku mimo złożenia zawiadomienia / czynnego żalu?
Tak, odsetki naliczane są do dnia zapłaty. Złożenie czynnego żalu nie zwalnia z ich obowiązku.
Czy mogę złożyć czynny żal za innego członka zarządu spółki?
Nie. Czynny żal powinien być składany przez osobę fizyczną, która dopuściła się czynu lub przez upoważnionego pełnomocnika.
Czy można złożyć czynny żal w imieniu firmy przez biuro rachunkowe?
Tak, pod warunkiem posiadania odpowiedniego pełnomocnictwa (np. UPL-1).
Czy czynny żal można wycofać?
Nie, złożenie czynnego żalu jest wiążące i nie podlega wycofaniu.
Jak długo trzeba czekać na decyzję urzędu skarbowego po złożeniu czynnego żalu?
Zwykle urząd nie odpowiada formalnie. Brak reakcji oznacza przyjęcie zgłoszenia, o ile nie zostanie wszczęte postępowanie.
Czy czynny żal można złożyć w weekend?
Tak, jeśli składasz go elektronicznie – system działa 24/7.
Czy czynny żal można złożyć po korekcie deklaracji?
Tak, ale tylko jeśli urząd nie wszczął jeszcze postępowania – warto złożyć obie rzeczy jednocześnie.
Czy czynny żal obejmuje błędy w JPK_V7?
Tak, szczególnie część ewidencyjna JPK wymaga czynnego żalu w przypadku nieprawidłowości.
Co jeśli po złożeniu czynnego żalu urząd wezwie mnie na przesłuchanie?
To standardowa procedura – nie oznacza automatycznej odmowy przyjęcia czynnego żalu. Należy współpracować i przedstawić dokumenty potwierdzające naprawienie błędu.
Praktyczne przykłady zastosowania czynnego żalu
Przykład 1: Spóźniona deklaracja VAT
Firma XYZ złożyła deklarację VAT-7 pięć dni po terminie. Przed kontrolą skarbową złożyli czynny żal, opłacili zaległy podatek i odsetki. Uniknęli mandatu.
Przykład 2: Brak deklaracji PIT przez freelancera
Anna, freelancerka, zapomniała złożyć roczne rozliczenie PIT-36. Po zauważeniu błędu w maju złożyła korektę deklaracji oraz czynny żal. Podatek został zapłacony, a KAS nie wszczął postępowania.
Przykład 3: Błąd księgowego w deklaracji CIT
Księgowa spółki z o.o. błędnie wpisała kwoty w deklaracji CIT-8, zaniżając zobowiązanie o 18 000 zł. Po audycie wewnętrznym spółka sama skorygowała deklarację i złożyła czynny żal. Nie nałożono kary, a urząd przyjął zgłoszenie.
Przykład 4: Nieujawnione dochody z najmu
Marcin wynajmował mieszkanie przez cały rok 2024, ale nie zgłosił dochodu. W marcu 2025 roku złożył zaległą deklarację i czynny żal. Zapłacił podatek z odsetkami i uniknął odpowiedzialności karnej.
Podsumowanie: Dlaczego warto składać czynny żal?
Złożenie czynnego żalu to odpowiedzialna i rozsądna decyzja każdego podatnika, który chce naprawić swój błąd i uniknąć kar. W większości przypadków wystarczy szybka reakcja, poprawnie przygotowane pismo i uregulowanie zaległości, aby całkowicie uniknąć odpowiedzialności.
Masz wątpliwości? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci bezpiecznie i skutecznie złożyć czynny żal.
