KSeF – Co to?
W wielkim skrócie KSeF to rządowy system teleinformatyczny służący do obsługi elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Służy do wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Każda faktura wystawiana w obrocie pomiędzy firmami będzie musiała znaleźć się w tym systemie.
e-Faktura vs faktura papierowa
Wprowadzenie KSeF jest rewolucją w fakturowaniu dla każdego przedsiębiorcy. KSeF zakończy występowanie faktur w formie papierowej w obrocie gospodarczym między firmami.
e-Faktura – Co to?
Faktura w KSeF, czyt. e-Faktura jest zbiorem danych w formacie XML według aktualnie przyjętej struktury logicznej, jednakowej dla każdej wystawianej faktury. Przewidziany jest podział na pozycje, które będą obowiązkowe i dodatkowe, czyli takie, które będą dobrowolne.
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) – Główne funkcje
Ministerstwo Finansów wprowadza i zachęca do korzystania krajowego systemu e-faktur z kilku powodów. Oto one:
Wystawianie e-Faktur
Generowanie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Mówiąc prościej każda wystawiona e-Faktura będzie “wyglądała” tak samo, czyli będzie posiadała dane w jednej strukturze. Ważne jest, aby wiedzieć, że datą wystawienia dokumentu według przepisów dotyczących KSeF będzie nie data nadana przez nas na fakturze tylko data zarejestrowania jej w systemie KSeF.
Otrzymywanie e-Faktur
KSeF to system, które służy też do odbierania faktur. Co ciekawe w momencie wystawienia faktury, gdy system KSeF uzna, że faktura jest wystawiona prawidłowo, nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. Moment nadania tego numeru jest uznawany przez fiskusa jako moment odebrania tej faktury przez kontrahenta. Jest to uregulowane publicznoprawne, czyli fiskus-podatnik. Natomiast nie jest to uregulowane cywilnoprawnie, czyli firma-firma.
Przechowywanie faktur w bazie elektronicznej
Wszystkie faktury będące w obiegu gospodarczym w Polsce będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat.
Wystawienie faktury i wysyłanie
Do KSeF można przesyłać faktury wystawiane w aplikacjach, programach do fakturowania. Można założyć, że większość takich aplikacji będzie zintegrowana z systemem KSeF. Będzie można wystawiać faktury w takich aplikacjach i wysyłać je do KSeF na dwa sposoby:
Wysyłka interaktywna
Na bieżąco (wysyłka interaktywna), każda wystawiona faktura będzie natychmiast wysyłana do systemu, zostanie przez niego sprawdzona i w przypadku braku błędów formalnych zostanie jej nadany numer identyfikacyjny. W tym wypadku Data nadana przez nas na dokumencie będzie jednocześnie datą wystawienia według przepisów KSeF. Należy jednak pamiętać, że KSeF sprawdza poprawność wystawienia faktur jedynie pod kątem formalnym, czy nie zawiera błędów formalnych. Nie sprawdza natomiast poprawności pod kątem przepisów podatkowych.
Paczka e-faktur w KSeF
Jako paczka faktur. W momencie gdy wystawiamy bardzo dużo faktur można będzie je wysłać do systemu KSeF jako paczkę faktur na przykład taka paczka może zawierać 100 faktur (sytuacja na grudzień 2023). Istnieje jednak pewne ryzyko. Jeśli wśród faktur znajdujących się w paczce znajdzie się jeden dokument zawierający błąd lub błędy to cała paczka zostanie przez KSeF odrzucona.
Weryfikacja poprawności
Kontrola danych z e-Faktur dla zgodności ze standardami. System będzie sprawdzał poprawność faktur, czy nie zawierają one błędów formalnych. Warto tu kolejny raz zaznaczyć, że system nie będzie sprawdzał poprawności faktur pod kątem przepisów podatkowych.
Jak korzystać z KSeF?
Aby móc korzystać z KSeF w pierwszej kolejności trzeba siebie uwierzytelnić w systemie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub podmiot w przypadku spółki uwierzytelnić. Można to zrobić na kilka sposobów:
Jak przystąpić do KSeF – JDG
Jako JDG możemy siebie uwierzytelnić w systemie KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Jeśli nie posiadamy profilu zaufanego, to można go założyć w kilka minut w każdym Urzędzie Miasta lub online, bez wychodzenia z domu za pomocą rachunku bankowego.
Można to również zrobić za pomocą podpisu kwalifikowanego wykupionego u odpowiedniego dostawcy takich rozwiązań.
Założenie jest takie, że czy to w urzędzie podczas zakładania profilu zaufanego, czy w banku podczas otwierania rachunku bankowego nasza tożsamość została już potwierdzona przez urzędnika lub pracownika banku. Dzięki temu za pomocą profilu możemy się uwierzytelnić w KSeF.
Wdrożenie KSeF w spółce kapitałowej
W przypadku spółki kapitałowej podmiot można uwierzytelnić w systemie za pomocą pieczęci elektronicznej z NIP firmy lub papierowo za pomocą druku ZAW-FA, który składamy we właściwym dla nas Urzędzie Skarbowym.
Korzyści związane z KSeF
Wdrożenie zmian niesie ze sobą wiele korzyści. Sprawdź, jak przedsiębiorca zyska z korzystania z krajowego systemu e-faktur:
- Efektywność: Ułatwienie procesów fakturowania i standaryzacja e-Faktur.
- Oszczędności: Redukcja kosztów związanych z papierowymi fakturami i ich archiwizacją.
- Szybszy zwrot VAT: Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 dni do 40 dni.
- Zniknie obowiązek przesyłania JPK-FA czy faktur do US podczas kontroli, czy czynności sprawdzających.
- Eliminacja ryzyka zgubienia lub zniszczenia papierowych faktur.
- Zmniejszenie Błędów: Minimalizacja ryzyka błędów przy wystawianiu faktur pod względem formalnym. Błędnie wystawiona faktura zostanie odrzucona przez KSeF, więc nie trafi do kontrahenta.
Od kiedy można dołączyć do KSeF?
Tutaj wyróżniamy 3 warianty:
Dobrowolny dostęp do KSeF od 1 stycznia 2022 roku
Od 1 stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne.
Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 roku
Od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. (Jest argument przemawiający za tym, że podatnicy zwolnieni z VAT też będą musieli się uwierzytelnić w KSeF 1 lipca 2024, a nie 1 stycznia 2025. Już tłumaczę dlaczego. Firma będąca czynnym podatnikiem VAT ma od 1 lipca przyszłego roku obowiązek wystawić e-Fakturę w systemie KSeF. Z drugiej strony firma będąca podatnikiem zwolnionym z VAT nie ma według przepisów obowiązku korzystać z KSeF.
Obowiązkowy dla podatników zwolnionych z VAT
Od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.
Jak działa krajowy system e-faktur? Co się zmieni?
- Przejście na elektroniczne fakturowanie: Firmy będą musiały dostosować swoje procesy księgowe do w pełni elektronicznego systemu fakturowania. Faktura, jaką znamy przestanie istnieć. Nowa faktura będzie zbiorem danych w formacie XML w jednej ustandaryzowanej strukturze. Faktura papierowa czy w formatach cyfrowych innych niż XML, takich jak PDF czy IMG przestaną być dokumentem prawnym. Nie będą już fakturą.
- Według przepisów nie będzie obowiązku dostarczenia wizualizacji faktury kontrahentowi. Oznacza to że po wystawieniu faktury nie ma już obowiązku dostarczenia faktury poza KSeF w formie papierowej czy PDF. Jest o tej zasady jeden wyjątek. W przypadku gdy wystawiamy fakturę na kontrahenta zagranicznego to mamy ustawowo obowiązek dostarczenia tej firmie dokumentu poza KSeF w formie papierowej lub PDF. Wizualizacja taka musi posiadać kod QR, który po zeskanowaniu odeśle nas do jej odpowiednika w KSeF.
- Znikną z obiegu noty korygujące.
- Znikną faktury uproszczone, czyli paragony z NIP, które aktualnie jeszcze są wystawiane do kwoty 450 zł
- od 1 stycznia 2025 znikną z obiegu faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych. Znikną metrowej długości faktury znane z takich sieci jak Lidl czy Biedronka.
- Znikną duplikaty co do zasady, bo już nie będzie możliwości zagubienia faktury.
- Faktury zaliczkowe oraz samofakturowanie również będą objęte KSeF.
- Faktury konsumenckie (B2C), czyli wystawiane dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie będą objęte KSeF
- Faktury wewnętrzne, rachunki, noty księgowe, faktury pro-forma będą poza KSeF.
- KSeF nie przewiduje dołączenia załączników do faktur, więc wszelkie takie dokumenty trzeba będzie dostarczać poza KSeF.
KSeF od lipca 2024 roku – Przedsiębiorco przygotuj się na to!
Jako biuro rachunkowe, uważamy przygotowanie naszych klientów do wejścia w KSeF za nasz obowiązek. Rozumiemy, że zmiany te mogą wywoływać niepewność, dlatego jesteśmy tutaj, aby zapewnić naszym klientom pełne wsparcie i spokojny sen. Jeśli nie czują się Państwo pewnie z obecnym dostawcą usług księgowych lub potrzebują dodatkowej pomocy w adaptacji do KSeF, nasze biuro rachunkowe chętnie pomoże.
Chcesz przygotować się na KSeF?
W biurze rachunkowym WG TAX Oferujemy kompleksowe wsparcie, od edukacji aż po praktyczne wdrożenie systemu w Państwa przedsiębiorstwie.
Kliknij w link i umów się na bezpłatną konsultację
