Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i często jeździsz autem do kontrahentów? Paliwo i wydatki na eksploatację auta uważa się za koszty uzyskania przychodu, zatem możesz je odliczyć od podatku. Jak? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
100% Odliczenie VAT za samochód osobowy w firmie
Jeśli samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, przedsiębiorca (czynny podatnik VAT) ma prawo do pełnego odliczenia VAT zarówno od nabycia samochodu, jak i od wydatków eksploatacyjnych. Aby móc skorzystać z tego odliczenia, należy:
- Zgłosić użytek samochodu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26.
- Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę), zawierającą m.in. dane o numerze rejestracyjnym pojazdu, celach wyjazdów, trasie, liczbie przejechanych kilometrów oraz o osobie kierującej.
- Wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie.
50% Odliczenie VAT paliwa samochodu osobowego w firmie
Gdy przedsiębiorca (podatnik VAT) przewiduje użytkowanie samochodu również w celach prywatnych lub chce uniknąć prowadzenia szczegółowych ewidencji, ma możliwość odliczyć 50 procent VAT. W tym przypadku nie wymaga się żadnego zgłoszenia w urzędzie skarbowym ani prowadzenia dodatkowych ewidencji.
Jak rozliczać koszty paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy?
Jeśli samochód:
- jest własnością lub współwłasnością podatnika,
- jest kompletny i zdatny do użytku,
- będzie użytkowany na potrzeby działalności gospodarczej,
- jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł,
należy go zakwalifikować jako środek trwały firmy, wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Koszty paliwa i inne wydatki eksploatacyjne takiego samochodu można rozliczyć w 75% ich wartości, jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie. Jeśli samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej, możliwe jest ujęcie w kosztach 100% wartości wydatków, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26.
Leasing i rozliczenie – koszty paliwa samochodu osobowego
W przypadku samochodów osobowych w leasingu, koszty paliwa rozlicza się analogicznie:
- 75% wartości wydatków, jeśli samochód jest użytkowany zarówno na potrzeby firmy, jak i prywatne,
- 100% wartości wydatków, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, przy spełnieniu dodatkowych warunków, takich jak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenie do urzędu skarbowego.
Rozliczenie paliwa pojazdu ciężarowego w prowadzonej działalności
W przypadku samochodów ciężarowych, zasady odliczania VAT i rozliczania kosztów są bardziej liberalne niż w przypadku samochodów osobowych, ze względu na ich przeznaczenie biznesowe. Przedsiębiorcy mogą odliczyć 100% VAT od zakupionego paliwa oraz zaliczyć wydatki na paliwo do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości.
Jak rozliczyć koszty paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej?
Wydatki na paliwo dla prywatnego samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej mogą być rozliczane w wysokości 20% wartości wydatku, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego. Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 20% poniesionych wydatków na paliwo i inne koszty eksploatacyjne takiego pojazdu.
Czy jest limit wydatków na paliwo w firmie?
Paliwo można zaliczać do kosztów poniesionych w ramach działalności, jednak obowiązują tutaj limity. W ustawie o PIT ustalono próg 75% na poniesione wydatki na paliwo i koszty eksploatacji samochodu.
Czy ewentualne koszty napraw auta można uznać za koszt uzyskania przychodu?
Jeśli naprawę samochodu można zaliczyć do drobnej, bieżącej naprawy, to tak – jest to koszt uzyskania przychodu, ale pod warunkiem, że spełnia on założenia kosztu podatkowego.
Kosztem uzyskania przychodu jest bowiem wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Jakie są inne wydatki związane z samochodem prywatnym w firmie?
Koszt myjni czy bieżące naprawy samochodu prywatnego wykorzystywanego w celach służbowych mogą stanowić koszt podatkowy z ograniczeniem do 20% ich wartości.
Należy wyraźnie podkreślić, że jeśli samochód używany jest do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, np. pojechałeś nim na wakacje i auto wtedy się zepsuło, to koszt naprawy nie może być odliczony od podatku.
Odliczenie VAT od kosztów paliwa
Prawo podatkowe pozwala na odliczenie VAT od zakupionego paliwa w zależności od sposobu użytkowania pojazdu:
- 100% odliczenia VAT jest możliwe w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w celach służbowych. Wymaga to prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26.
- 50% odliczenia VAT dotyczy pojazdów użytkowanych zarówno służbowo, jak i prywatnie.
Dokumentowanie wydatków na paliwo
Aby prawidłowo rozliczyć koszty paliwa w firmie, należy zadbać o odpowiednie dokumenty:
- Faktury VAT – są podstawą do odliczenia VAT i wliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
- Ewidencja przebiegu pojazdu – szczególnie istotna w przypadku samochodów używanych zarówno prywatnie, jak i służbowo.
- Paragony fiskalne – mogą być używane jako dodatkowe potwierdzenie wydatków, o ile są przypisane do faktury.
Czy mogę odliczyć 100% kosztów paliwa dla samochodu używanego prywatnie i służbowo?
Nie. Jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i służbowo, można odliczyć 75% kosztów paliwa. Odliczenie 100% kosztów jest możliwe tylko wtedy, gdy pojazd jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej i spełnione są dodatkowe warunki, takie jak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenie do urzędu skarbowego.
Jakie są limity odpisów amortyzacyjnych dla samochodów osobowych w 2025 roku?
W 2025 roku limity odpisów amortyzacyjnych wynoszą:
- 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem,
- 150 000 zł dla pozostałych samochodów osobowych.
Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego używanego w firmie?
Nie. Od 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT dla prywatnych samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Obecnie przedsiębiorca może odliczyć 20% wydatków eksploatacyjnych na paliwo i koszty eksploatacji samochodu niezależnie od przejechanych kilometrów.
Koszty paliwa w firmie – podsumowanie
Podsumowując, sposób rozliczenia kosztów związanych z samochodem osobowym w firmie zależy od wielu czynników, w tym od sposobu jego użytkowania oraz od przepisów dotyczących VAT i podatku dochodowego. Ważne jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi dostępnych opcji oraz wymogów dokumentacyjnych, aby móc optymalizować koszty i korzystać z przysługujących ulg podatkowych.
W Twojej firmie rozliczasz wiele aut i staje się to problematyczne?
Zleć prowadzenie księgowości biurze rachunkowemu WG-TAX.
